Il faut identifier les actions liées au cœur de métier qui contribuent à la réalisation des objectifs statutaires. Il vaut mieux sélectionner peu d’indicateurs mais réellement pertinents.
Les indicateurs peuvent être :
- quantitatifs ou qualitatifs
- de moyen, de résultat ou d’impact.
Idéalement, l’entreprise recherchera le plus possible des indicateurs d’impact.
Un indicateur peut répondre à un ou plusieurs objectifs opérationnels ou statutaires.
Les objectifs opérationnels ne sont pas obligatoires mais ils permettent de structurer le plan d’action.
Les actions peuvent être variées, il peut s’agir :
- d’activités (ex : le développement d’un nouveau service ou d’une branche d’activité qui répond à un objectif statutaire)
- de projets (ex : un partenariat avec un tiers pour trouver une solution innovante)
- d’actions de transformation (ex : un pourcentage croissant de matériaux recyclés dans les produits vendus)
- d’engagements (ex : une entreprise industrielle s’engage à rester sur son territoire d’origine)
- de renoncements (ex : le refus d’utiliser certaines matières)
Fixer des objectifs concrets et les suivre
L’OTI évalue les résultats du plan d’action par rapport aux objectifs initiaux. L’entreprise doit donc se fixer des objectifs réalistes mais également ambitieux car le respect de l’objectif statutaire s’évalue aussi en fonction des moyens mis en œuvre.
Les objectifs peuvent être à plus ou moins longue échéance, en fonction de la typologie des indicateurs, du modèle d’affaires et de la mission de l’entreprise. Une bonne pratique peut être d’harmoniser les échéances avec les dates d’intervention de l’OTI (tous les 2 ou 3 ans).
L’entreprise doit piloter régulièrement ces indicateurs, identifier les moyens humains et matériels nécessaires.
Le comité de mission doit en assurer le suivi et s’assurer de leur ambition. En fonction des circonstances, il peut suggérer à l’entreprise de revoir à la hausse ou à la baisse certains objectifs.
Préparer le rapport du comité de mission
Le rapport du comité de mission doit être prêt lors de l’intervention de l’OTI.
Il faut donc anticiper autant que possible sa rédaction.
L’entreprise peut préparer certains éléments du rapport du comité de mission : présentation de l’activité et de la mission, processus de transformation en société à mission, composition du comité de mission, modèle de mission.
Le comité de mission le structure, complète, apporte ses corrections et ajoute son avis sur la pertinence et l’ambition de la mission, sur les moyens dédiés et les résultats obtenus puis se prononce sur le respect des différents objectifs statutaires.
Organiser la documentation
Nous vous conseillons de bien documenter vos différents indicateurs et d’organiser en amont de l’audit la collecte et l’archivage des différentes preuves.
Il faut s’assurer de la fiabilité du processus de consolidation des données (définition, périmètre, période…) si elles sont issues de différents sites ou filiales. En l’absence de logiciel dédié, il peut être utile de transmettre un modèle de tableau à remplir avec un mode opératoire précis et de vérifier, justificatifs à l’appui, les informations transmises avant l’intervention de l’OTI.
Et pourquoi pas un audit à blanc ?
Avant la vérification règlementaire, la publication du premier rapport de mission ou le dépôt des statuts, il est souvent utile de réaliser un audit à blanc.
L’audit à blanc est le premier regard externe sur la pertinence de la mission. Il permet d’éprouver la solidité de la démarche et d’anticiper sereinement la vérification règlementaire et a lieu idéalement six mois environ avant l’échéance légale afin de permettre à l’entreprise de se mettre en conformité si nécessaire.